Me-henki vähentää sairauspoissaoloja ja byrokratiaa

 

Tee palvelus itsellesi, työpaikallesi ja koko yhteiskunnalle - lisää yhteishenkeä töissä

Paheksuuko pomosi työntekijöiden hauskanpitoa, pitkiä kahvitaukoja tai jatkuvaa työntekijöiden välistä chattailua Yammerissa, Lyncissa tai Facebookissa? Kerro hänelle, että hän säästää sitä enemmän euroja, mitä mukavampi ja toimivampi porukka teillä on.

Yhteisöllisyys ja me-henki vaikuttavat terveyteen. Vähäiseen määrään me-henkeä liittyy 1,3-kertainen sairastumisen riski ja jopa 20−50 prosenttia suurempi masennuksen ilmenemisriski. Jos kollegasi on vetäytyvä eikä osallistu porukan toimintaan, hänellä on lähes kaksinkertainen riski sairastua.

Yksi sairauspoissaolopäivä maksaa työnantajalle noin 300−350 euroa. Työnantajalle on siis pelkkää säästöä palkata sosiaalisia ja mukavia ihmisiä, jotka tulevat toimeen keskenään.

Yhteisöllisyys on arvostusta

Yhteisöllisyys tai me-henki on asennetta toimia yhdessä ja kykyä puhaltaa yhteen hiileen. Me-henki tarkoittaa, että kollegat pitävät toisensa ajan tasalla työasioissa, uusia ideoita toteutetaan yhdessä, työyhteisön jäsenet ottavat huomioon toistensa esittämät parannusehdotukset ja että jokainen tuntee olevansa ymmärretty sekä hyväksytty. Me-henki ilmenee esimerkiksi yhteisinä arvoina, normeina, luottamuksena sekä arvostuksena ihmisten välillä.

Yhteisöllisyyteen liittyy myös työntekijöiden suhteet esimieheensä: esimieheen voidaan luottaa, hän kohtelee alaisiaan ystävällisesti sekä huomaavaisesti ja hän kunnioittaa työntekijöidensä oikeuksia.

Tieto kulkee paremmin hyvässä yhteisössä

Yhteisöllisyys parantaa työmotivaatiota, työn laatua, asiakastyytyväisyyttä ja sitoutuneisuutta. Se vähentää sairauspoissaoloja, terveyskustannuksia, henkilöstön vaihtuvuutta ja tietenkin työyhteisön välisiä ristiriitoja. Tieto kulkee ja työt sujuvat paremmin kuin huonosti toimivassa työyhteisössä.

Yhteishenki tehostaa tavoitteiden saavuttamista ja on kasaantuvaa: se kasvaa, kun sitä käytetään. Terve yhteisöllisyys sietää erilaisuutta. Kun yhteisö toimii, aikaa ei kulu kyräilyyn, kyttäämiseen ja juoruiluun.

Hyvän yhteishengen vallitessa uskalletaan yrittää ja epäonnistuakin, mikä on edellytys innovaatioiden syntymiselle. Yhteisöllisyyden puuttuessa organisaation toiminnasta tulee kankeaa ja byrokraattista. Rahaa kuluu ihmisten valvomiseen ja hallinnoimiseen. Hyvä yhteishenki lisää työntekijöiden itseohjautuvuutta, joten esimiehen ei tarvitse olla jatkuvasti päsmäröimässä ja puuttumassa yksityiskohtiin.

Kun luottamus toisiin ja yhteistyöhalu on vahvaa, ihminen tekee yhteisten päämäärien eteen usein enemmän kuin toinen odottaa. Yhteisöllisyys siis lisää tuottavuutta. Yhteisöllisyys edellyttää runsaasti tunneälyä, sillä modernissa työyhteisössä yhä useammin työskentelevä yksikkö on ryhmä, ei yksilö.

Kiitä, kehu ja tervehdi

Yksilön keinoja yhteisöllisyyden lisäämiseksi ovat ystävällinen käytös, silmiin katsominen, keskustelun avaaminen, kiitollisuuden osoittaminen onnistuneista ja hyvistä asioista, hyvien uutisten jakaminen ja tähtihetkien esiin nostaminen. On tärkeää opetella työyhteisötaitoja, kuten avoimuutta, reiluutta, auttamista, aktiivisuutta, kiittämistä, kehumista, tervehtimistä, omien jälkien korjaamista sekä palautteen antoa ja vastaanottamista. Toisen työtä on osattava arvostaa.

Säännölliset kahvitauot ja lounaat lisäävät yhteisöllisyyttä. Tauoilla töitä tai työyhteisöä koskeva tieto kulkee hyvin, joten tauot edistävät myös konkreettisesti työntekoa. Osallistu siis yhteisille tauoille - edes joskus 

Työyhteisössä kannattaa pohtia yhdessä hyviä asioita ja keskittyä siihen, missä on onnistuttu. On turha vatvoa jokaista pientäkin mokaa, se rapistuttaa yhteishenkeä.

Juhlistakaa pientäkin menestystä tai vaikkapa loman ja viikonlopun alkamista. Kun positiivisia asioita nousee usein esiin, on helpompaa aloittaa keskustelu myös ikävistä asioista. Juoruaminen kannattaa korvata positiivisilla juoruilla: yllätä ja kehu kollegaasi hänen selkänsä takana. Mieluiten myös hänelle itselleen.

Oikeudenmukainen johtaminen lisää yhteisöllisyyttä

Hyvä johtaminen, selkeä työnjako ja työyhteisön pelisäännöt sekä yhteisten tavoitteiden asettaminen edistävät yhteisöllisyyttä. Pelisäännöt on laadittava niille asioille, jotka saattavat tulkinnanvaraisuudessaan aiheuttaa kinaa.

Esimies on työyhteisön roolimalli ja esikuva. Esimies ei saa huutaa, haukkua tai arvostella asiattomalla tavalla muita. Tunne johtamisen oikeudenmukaisuudesta on äärimmäisen tärkeä tekijä yhteisöllisyyden kannalta. Johtaminen koetaan oikeudenmukaiseksi, kun työntekijä kokee tulevansa kuulluksi omassa asiassaan, säännöt ovat johdonmukaisia (ihmisiä kohdellaan samojen periaatteiden mukaan ja samat säännöt pätevät tänään ja huomenna), päätöksenteko on puolueetonta, päätökset perustuvat mahdollisimman oikeaan tietoon ja ne ovat tarvittaessa myös korjattavissa. Päätöksenteon säännöt on oltava mahdollisimman selkeät ja niistä pitää kertoa heille, joita päätökset koskevat. 

Kun johtaminen koetaan oikeudenmukaiseksi, työntekijöiden ei tarvitse taistella jatkuvasti omista oikeuksistaan työyhteisössä. Näin aikaa säästyy itse työn tekemiseen.

Yhteisöllisyydelle on tärkeää luoda aika ja paikka, koska hyvin hektisessä ja liikkuvassa työssä ei välttämättä ole mahdollisuutta lähteä yhdessä lounaalle, pitää kahvitaukoja tai osallistua yhteisiin tapahtumiin.

Hyvällä esimiestyöllä ja työpaikan yhteishengellä voidaan ehkäistä myös ennenaikaista eläköitymistä. Jos työntekijä kokee työssään runsaasti työyhteisöön ja esimiestyöhön liittyviä ongelmia, hänellä on huomattavasti korkeampi riski jäädä ennenaikaisesti eläkkeelle. Työyhteisön vaikutus työurien pidentämiseen on siis merkittävä.

Ilahduta siis tänään kollegaasi ja tee palvelus koko yhteiskunnalle!

 
Lähteet:
Marja-Liisa Manka (2011) Työnilo. Helsinki

Marja-Liisa Manka ja Riitta-Liisa Larjovuori (2013): Yhteisöllisyydellä menestykseen – opas työpaikan sosiaalisen pääoman kehittämiseen. Tampereen yliopiston johtamiskorkeakoulun tutkimus- ja koulutuskeskus Synergos.

Tuula Oksanen, Jussi Vahtera, Anne Kouvonen, Marianna Virtanen, Anne Linna, Marko Elovainio, Jaana Pentti, Mika Kivimäki (2008): Sosiaalinen pääoma työelämän muutoksissa: Vaikutukset mielenterveyteen ja depression ilmaantuvuuteen. Työterveyslaitos

Keskeytykset vievät työntekijältä jopa 50 työpäivää vuodessa

Kuva: Getty Images

Sähköposti ja pikaviestimet vilkuttavat uusia viestejä, puhelin soi, avokonttorissa nauretaan ja huudetaan, tulostin ei toimi, softa kaatuu ja kollegat pistäytyvät työpöytäsi äärellä monta kertaa päivässä. Palaveriinkin pitäisi lähteä juuri, kun työhön pääsi kunnolla uppoutumaan. Työpaikoilla erilaisiin työn keskeytyksiin kuluu jopa neljännes työajasta. Jos lasketaan, että yksi työntekijä on töissä noin 214 päivää vuodessa, neljäsosa tästä on 53,5 työpäivää.

Vaikka yksittäiset keskeytykset työssä voivat olla pieniä, niistä kertyy suuri aikavaras. Keskeytykset ja katkokset tuovat usein mukanaan lisätyötä ja hidastavat varsinaisen työn etenemistä. Joka toinen palkansaaja kokee, että kiire ja keskeytykset ovat keskeisiä kuormituksen aiheuttajia työssä.

Pisimpään kestävät keskeytykset johtuvat toisesta henkilöstä, useimmiten omasta kollegasta. Keskeytyksen voi aiheuttaa myös jokin organisaatioon liittyvä tekijä, kuten tiedon tai päätöksen odottaminen tai työvälineen tekninen vika. Hallinnollisista tehtävistä häiritsevimmiksi koetaan sisäiset kokoukset, turhiksi koetut raportoinnit sekä työpaikan kehitystyöhön osallistuminen. Tuottavaa työntekoa haittaavat myös toistuva ongelmien selvittely, avokonttorin melu, päällekkäisten töiden teko, yli- tai alimiehitys tai esimerkiksi juoruilu ja kuppikuntien keskinäinen kyräily. 

Mitä suurempi yritys, sitä todennäköisemmin siellä kärsitään jatkuvista työn keskeytyksistä. Esimiehillä ja toimihenkilöillä keskeytyksiä on eniten, heillä katkoksiin voi kulua jopa kolmasosa työajasta.

Useimmilla työpaikoilla pidetään tavallisena tehdä monia asioita samanaikaisesti ja keskeytykset kuuluvat työnkuvaan. Multitasking on sisäistetty normaaliksi työnteon tavaksi. Aivomme ovat kuitenkin rajalliset, pystymme tekemään vain yhtä asiaa kerrallaan. Keskeytyksen tai siirtymän jälkeen kuluu oma aikansa, että pystymme palauttamaan ajatuksemme seuraavaan työasiaan. Muun muassa Stanfordin yliopistossa on tutkittu multitaskingia ja todettu, että se pikemminkin vähentää kuin lisää tehokkuutta. Multitasking on siis pelkkää utopiaa.

Organisaation ja esimiehen tehtävä on helpottaa työn tekemistä ja vähentää keskeytyksiä. Keskeytysten karsiminen ei tarkoita taukojen karsimista, vaan kaikenlaisen sählingin vähentämistä. Esimiehen pitää huolehtia siitä, että työ ja työtilat on organisoitu oikein, työnkuva on kaikille selvä ja ongelmiin puututaan. Esimiehen on tiedettävä, mitä työpaikalla käytännössä tapahtuu ja miten paljon työntekijät kokevat häiriöitä työssään. Kaikenlaisen byrokratian vähentäminen tehostaa itse työntekoa merkittävästi. Lisäksi työntekijät kaipaavat palavereihin ja työprosesseihin jämäkkyyttä sekä riittäviä aikaresursseja. 

Työntekijä voi toki myös itse vaikuttaa työnsä keskeytyksiin. Käytä sähköpostissasi ennakoivia ja ehdollisia lauseita, niin säästät kummankin osapuolen aikaa. Älä kysy, voitaisiinko tavata, vaan ehdota saman tien, tavataanko huomenna kello 10 ja pyydä ehdottamaan joitain mahdollisia muita tapaamisaikoja. Sulje hetkeksi älypuhelin, facebookit, twitterit ja uutissivut. Sähköposti kannattaa tarkistaa esimerkiksi kerran aamupäivällä ja seuraavan kerran iltapäivällä.

Niputa työtehtäviä. Soita kaikki kymmenen tärkeää puhelua peräkkäin ja hoida sähköpostiviestit pois työlistalta peräjälkeen. Aivot tekevät mielellään samanlaisia asioita peräkkäin. 

Kun tarvitset rauhaa keskittyä vaativaan työhön, laita keskeyttäjät kuriin. Jos työskentelet avokonttorissa, hanki kuulokkeet. Ne ovat merkki työkavereille, ettei sinua nyt saa häiritä. Samaa viestii työhuoneen ovi, joka on kiinni. Lappu ovessa kertoo, koska olet jälleen tavattavissa. Kun työ on tehty, avaa ovi tai ota kuulokkeet päästä. Silloin sinua saa lähestyä.

Käytä kalenteria apunasi ja muista buukata aikaa myös itse työn tekemiselle - sekä tietenkin lounaalle, sillä etenkin kaaoksen keskellä on tärkeää osata rentoutua.

Lähteet:

http://www.hs.fi/tyoelama/a1399696045918?jako=6f2666187b37855475d9da049afa69cd&ref=fb-share

Jari Laine, Markku Lätti, Petri Palmu, Rauno Pääkkönen, Jari-Pekka Suokas, Tapio Toivonen, Veli-Matti Tuure & Keijo Vesilahti (2013): Keskeytykset ja häiriöt toimihenkilötyössä ‐ Toimihenkilötyön häiriötekijöiden esikartoitus. TTS – Työtehoseura, Ammattiliitto Pro, Työterveyslaitos ja Teknologiateollisuus

http://www.proliitto.fi/fi/media/uutiset/neljannes-tyoajasta-kuluu-keskeytyksiin-kollega-hairitsee-eniten.html

http://news.stanford.edu/news/2009/august24/multitask-research-study-082409.html

http://www.taloussanomat.fi/tyo-ja-koulutus/2010/07/09/arsykeahky-uhkaa-aivojasi/20109533/139

Tiina Kalliomäki-Levanto (2009): Keskeytykset ja katkokset työn etenemisessä: edeltävät tekijät, epäjatkuvuusolosuhteet ja niistä selviytyminen tietotyössä. Työ ja ihminen Tutkimusraportti 36. Työterveyslaitos

Työ- ja terveys Suomessa (2009). Työterveyslaitos