Keskeytykset vievät työntekijältä jopa 50 työpäivää vuodessa

Kuva: Getty Images

Sähköposti ja pikaviestimet vilkuttavat uusia viestejä, puhelin soi, avokonttorissa nauretaan ja huudetaan, tulostin ei toimi, softa kaatuu ja kollegat pistäytyvät työpöytäsi äärellä monta kertaa päivässä. Palaveriinkin pitäisi lähteä juuri, kun työhön pääsi kunnolla uppoutumaan. Työpaikoilla erilaisiin työn keskeytyksiin kuluu jopa neljännes työajasta. Jos lasketaan, että yksi työntekijä on töissä noin 214 päivää vuodessa, neljäsosa tästä on 53,5 työpäivää.

Vaikka yksittäiset keskeytykset työssä voivat olla pieniä, niistä kertyy suuri aikavaras. Keskeytykset ja katkokset tuovat usein mukanaan lisätyötä ja hidastavat varsinaisen työn etenemistä. Joka toinen palkansaaja kokee, että kiire ja keskeytykset ovat keskeisiä kuormituksen aiheuttajia työssä.

Pisimpään kestävät keskeytykset johtuvat toisesta henkilöstä, useimmiten omasta kollegasta. Keskeytyksen voi aiheuttaa myös jokin organisaatioon liittyvä tekijä, kuten tiedon tai päätöksen odottaminen tai työvälineen tekninen vika. Hallinnollisista tehtävistä häiritsevimmiksi koetaan sisäiset kokoukset, turhiksi koetut raportoinnit sekä työpaikan kehitystyöhön osallistuminen. Tuottavaa työntekoa haittaavat myös toistuva ongelmien selvittely, avokonttorin melu, päällekkäisten töiden teko, yli- tai alimiehitys tai esimerkiksi juoruilu ja kuppikuntien keskinäinen kyräily. 

Mitä suurempi yritys, sitä todennäköisemmin siellä kärsitään jatkuvista työn keskeytyksistä. Esimiehillä ja toimihenkilöillä keskeytyksiä on eniten, heillä katkoksiin voi kulua jopa kolmasosa työajasta.

Useimmilla työpaikoilla pidetään tavallisena tehdä monia asioita samanaikaisesti ja keskeytykset kuuluvat työnkuvaan. Multitasking on sisäistetty normaaliksi työnteon tavaksi. Aivomme ovat kuitenkin rajalliset, pystymme tekemään vain yhtä asiaa kerrallaan. Keskeytyksen tai siirtymän jälkeen kuluu oma aikansa, että pystymme palauttamaan ajatuksemme seuraavaan työasiaan. Muun muassa Stanfordin yliopistossa on tutkittu multitaskingia ja todettu, että se pikemminkin vähentää kuin lisää tehokkuutta. Multitasking on siis pelkkää utopiaa.

Organisaation ja esimiehen tehtävä on helpottaa työn tekemistä ja vähentää keskeytyksiä. Keskeytysten karsiminen ei tarkoita taukojen karsimista, vaan kaikenlaisen sählingin vähentämistä. Esimiehen pitää huolehtia siitä, että työ ja työtilat on organisoitu oikein, työnkuva on kaikille selvä ja ongelmiin puututaan. Esimiehen on tiedettävä, mitä työpaikalla käytännössä tapahtuu ja miten paljon työntekijät kokevat häiriöitä työssään. Kaikenlaisen byrokratian vähentäminen tehostaa itse työntekoa merkittävästi. Lisäksi työntekijät kaipaavat palavereihin ja työprosesseihin jämäkkyyttä sekä riittäviä aikaresursseja. 

Työntekijä voi toki myös itse vaikuttaa työnsä keskeytyksiin. Käytä sähköpostissasi ennakoivia ja ehdollisia lauseita, niin säästät kummankin osapuolen aikaa. Älä kysy, voitaisiinko tavata, vaan ehdota saman tien, tavataanko huomenna kello 10 ja pyydä ehdottamaan joitain mahdollisia muita tapaamisaikoja. Sulje hetkeksi älypuhelin, facebookit, twitterit ja uutissivut. Sähköposti kannattaa tarkistaa esimerkiksi kerran aamupäivällä ja seuraavan kerran iltapäivällä.

Niputa työtehtäviä. Soita kaikki kymmenen tärkeää puhelua peräkkäin ja hoida sähköpostiviestit pois työlistalta peräjälkeen. Aivot tekevät mielellään samanlaisia asioita peräkkäin. 

Kun tarvitset rauhaa keskittyä vaativaan työhön, laita keskeyttäjät kuriin. Jos työskentelet avokonttorissa, hanki kuulokkeet. Ne ovat merkki työkavereille, ettei sinua nyt saa häiritä. Samaa viestii työhuoneen ovi, joka on kiinni. Lappu ovessa kertoo, koska olet jälleen tavattavissa. Kun työ on tehty, avaa ovi tai ota kuulokkeet päästä. Silloin sinua saa lähestyä.

Käytä kalenteria apunasi ja muista buukata aikaa myös itse työn tekemiselle - sekä tietenkin lounaalle, sillä etenkin kaaoksen keskellä on tärkeää osata rentoutua.

Lähteet:

http://www.hs.fi/tyoelama/a1399696045918?jako=6f2666187b37855475d9da049afa69cd&ref=fb-share

Jari Laine, Markku Lätti, Petri Palmu, Rauno Pääkkönen, Jari-Pekka Suokas, Tapio Toivonen, Veli-Matti Tuure & Keijo Vesilahti (2013): Keskeytykset ja häiriöt toimihenkilötyössä ‐ Toimihenkilötyön häiriötekijöiden esikartoitus. TTS – Työtehoseura, Ammattiliitto Pro, Työterveyslaitos ja Teknologiateollisuus

http://www.proliitto.fi/fi/media/uutiset/neljannes-tyoajasta-kuluu-keskeytyksiin-kollega-hairitsee-eniten.html

http://news.stanford.edu/news/2009/august24/multitask-research-study-082409.html

http://www.taloussanomat.fi/tyo-ja-koulutus/2010/07/09/arsykeahky-uhkaa-aivojasi/20109533/139

Tiina Kalliomäki-Levanto (2009): Keskeytykset ja katkokset työn etenemisessä: edeltävät tekijät, epäjatkuvuusolosuhteet ja niistä selviytyminen tietotyössä. Työ ja ihminen Tutkimusraportti 36. Työterveyslaitos

Työ- ja terveys Suomessa (2009). Työterveyslaitos